Tempo di risposta WhatsApp: come misurarlo con l'Andamento

Sei convinto di rispondere in fretta. Poi il lunedì mattina apri WhatsApp e trovi tre persone che ti hanno scritto sabato, e una che aspetta da giovedì. Di solito non te ne accorgi finché qualcuno non te lo fa notare.

Il tempo di risposta su WhatsApp è uno dei pochi numeri che dipendono solo da te, ed è anche uno dei più difficili da stimare a occhio. In RisveglIA lo trovi nella pagina «Andamento», calcolato sulle tue chat individuali, insieme a chi aspetta e a quando ti scrivono i clienti.

Dove trovi i numeri

Apri «Andamento» dalla barra a icone a sinistra (sul telefono da «Altro», nella barra in basso) e scegli il periodo: 7, 30 o 90 giorni, con 30 come scelta di partenza. I numeri sono messi a confronto con il periodo precedente della stessa durata, così vedi se stai migliorando o peggiorando.

Una versione ridotta è anche nella «Panoramica», con tre indicatori: «Tempo di risposta tipico», «Senza risposta da più di 24 ore» e i nuovi contatti del mese. Sotto c'è l'elenco «Chi aspetta una risposta».

Come leggere il tempo di risposta WhatsApp

Il tempo di risposta tipico è una mediana: metà delle tue risposte arriva prima di quel valore, metà dopo. È più onesta di una media, perché una sola risposta data dopo una settimana non stravolge il numero.

Accanto alla mediana trovi due quote: quante risposte arrivano entro 1 ora e quante entro 24 ore. La prima ti dice quanto sei reattivo nelle ore di lavoro, la seconda quante persone restano ad aspettare fino al giorno dopo. Completano il quadro i messaggi ricevuti e quelli inviati nel periodo.

Il tempo è calcolato sul calendario, notti e weekend compresi. Se un cliente ti scrive alle 22 e rispondi alle 9, conta come undici ore. Non è un errore del conteggio: è il tempo che quella persona ha davvero aspettato.

Il grafico del tempo di risposta per settimana mostra l'andamento nel periodo. Ti serve per capire se una settimana storta è un caso o l'inizio di un'abitudine.

Le altre sezioni della pagina

• «Da fare adesso»: chi aspetta una tua risposta, chi aspetta da oltre 24 ore, i messaggi letti senza risposta, le chiamate perse e i promemoria scaduti o in scadenza oggi.
• Contatti: nuovi contatti, contatti attivi e le 5 chat più attive del periodo.
• Messaggi per giorno: quanto lavoro arriva in chat, giorno per giorno.
• «Quando ti scrivono»: i giorni e le fasce orarie in cui ricevi più messaggi.
• «Cosa ha fatto RisveglIA per te»: domande fatte all'assistente, suggerimenti gestiti, promemoria.

Ogni grafico ha il pulsante «Mostra i dati», che apre gli stessi numeri in tabella. Utile se preferisci leggere i valori invece delle barre.

Come usarlo, passo per passo

1. Apri «Andamento» sui 30 giorni e guarda prima «Da fare adesso»: lì ci sono le persone da sentire oggi.
2. Leggi la mediana e la quota entro 24 ore, poi confrontale con il periodo precedente.
3. Apri «Quando ti scrivono». Se i messaggi si concentrano in una fascia in cui sei sempre fuori, per esempio il tardo pomeriggio, puoi riservare dieci minuti in quell'orario alle chat.
4. Passa ai 90 giorni una volta al mese, per vedere la tendenza senza farti condizionare da una settimana particolare.
5. Per sapere chi ricontattare e perché, usa Da valutare: l'Andamento ti dà i numeri, Da valutare ti dà i nomi con i messaggi che lo dimostrano.

Se vuoi dare un valore economico alle risposte che arrivano tardi o non arrivano, c'è un metodo semplice nell'articolo su quanto costano le richieste perse.

Cosa non fa

• Non legge il contenuto dei messaggi. Si basa sui numeri delle chat: orari, mittenti, conteggi. Non fa analisi del tono o degli argomenti.
• Non conta i gruppi. Solo chat individuali.
• Non vede tutto. «Letti senza risposta» dipende dalle spunte blu del contatto: se le ha disattivate, la lettura non risulta. Le chiamate perse sono quelle WhatsApp; le telefonate normali non si vedono.
• Non risponde al posto tuo. Dal tuo numero non parte nessun messaggio senza un tuo ordine.

Cosa serve

Non serve una chiave AI: l'Andamento lavora sui dati dell'archivio delle chat. La scheda della funzione è nella pagina Funzionalità.

Domande frequenti

Perché il mio tempo di risposta sembra alto?

Quasi sempre per notti e weekend, che il calcolo include. Guarda la quota entro 24 ore: se è alta, chi ti scrive la sera riceve risposta la mattina dopo.

Il numero cambia se rispondo al telefono invece che in chat?

Sì. Se richiami un cliente invece di scrivergli, nell'archivio quella risposta non compare. Tienilo presente quando leggi i numeri.

Quanto indietro posso guardare?

Il periodo più lungo è di 90 giorni, confrontato con i 90 giorni precedenti.

In breve

1. Apri «Andamento» e scegli 7, 30 o 90 giorni.
2. Il tempo di risposta tipico è una mediana, calcolata anche su notti e weekend.
3. Le quote entro 1 ora e 24 ore dicono quanti clienti aspettano.
4. «Da fare adesso» e «Quando ti scrivono» ti dicono chi sentire e quando.
5. Non serve la chiave AI e non viene letto il contenuto dei messaggi.

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