Gruppi WhatsApp: come scegliere quali archiviare in RisveglIA

Nei gruppi WhatsApp di lavoro passano decisioni, conferme e file: il cantiere con l'impresa, il gruppo con i fornitori, quello del progetto con il cliente. Sullo stesso numero però ci sono anche il gruppo di famiglia, quello della scuola e quello del calcetto, che non c'entrano nulla con il lavoro.

Per questo in RisveglIA i gruppi non entrano da soli. Vedi l'elenco di tutti i gruppi del numero e accendi solo quelli che vuoi archiviare. Le chat individuali, invece, si sincronizzano sempre tutte.

Dove trovi i tuoi gruppi

Nel portale, nella colonna Chat, apri la scheda «Gruppi» e premi «Gestisci gruppi». In cima vedi quanti gruppi sono sincronizzati sul totale, poi due elenchi:

• Sincronizzati: i gruppi che hai acceso, con il numero di messaggi.
• Non sincronizzati: tutti gli altri, con l'ultima attività e la nota «solo nome e date».

Con «Cerca un gruppo» lo trovi per nome. All'inizio sono tutti spenti: finché non accendi nulla, l'archivio contiene solo le chat individuali, come prima.

Se hai collegato più numeri, accanto a ogni gruppo vedi il nome del numero a cui appartiene e con il filtro «Numero» guardi i gruppi di un numero alla volta. Se sei nello stesso gruppo con due numeri, lo trovi due volte, una per numero: decidi per ognuno, e accenderlo su un numero non lo accende sull'altro.

Come sincronizzare un gruppo

1. Trova il gruppo nell'elenco «Non sincronizzati».
2. Accendi l'interruttore accanto al nome.
3. La prima volta compare «Prima di sincronizzare un gruppo»: leggi i tre punti, spunta la casella con cui accetti termini e accordo sui dati aggiornati per i gruppi, poi premi «Sincronizza il gruppo».

Dai gruppi successivi basta l'interruttore. Dopo l'accensione recuperiamo la cronologia ancora disponibile sul telefono, un po' alla volta, e da lì in poi i messaggi nuovi arrivano da soli.

Cosa entra e cosa no

Di un gruppo sincronizzato conserviamo messaggi, allegati e il nome di chi scrive. Lo apri come una chat, lo trovi nella ricerca e puoi farci domande con l'assistente. Nella ricerca puoi filtrare per tipo di chat e per «Chi ha scritto».

Alcune cose restano volutamente fuori:

• chi scrive nei gruppi non entra nei tuoi Contatti, anche se compare con il nome;
• i gruppi non finiscono in Da valutare, nei tempi di risposta, nel riepilogo email né nelle trattative;
• dal portale non parte mai nessun messaggio verso il gruppo.

Dei gruppi spenti teniamo solo nome e date, mai i messaggi.

Quali gruppi scegliere

Accendi solo gruppi di lavoro. Lascia fuori quelli di famiglia, scuola o amici, e quelli in cui girano dati delicati come la salute o informazioni su minori. Chi fa parte di un gruppo che sincronizzi deve sapere che le conversazioni vengono archiviate, per esempio con un messaggio nel gruppo.

Se colleghi un assistente AI esterno, come Claude o ChatGPT, vede i gruppi solo se nel collegamento concedi anche il permesso Gruppi. Ne parliamo nella guida su come collegare le chat a Claude e ChatGPT.

Smettere di sincronizzare un gruppo

Spegni l'interruttore, oppure apri il gruppo e scegli «Smetti di sincronizzare». Ti chiediamo conferma con «Smetti e cancella»: dall'archivio togliamo messaggi, allegati e indici del gruppo e restano solo nome e date. Sul telefono non cambia nulla.

Se lo riaccendi più avanti, rileggiamo la cronologia ancora disponibile sul telefono.

Cosa ti serve

Un account RisveglIA con il numero collegato. I gruppi non hanno un limite per piano e la funzione non richiede la chiave AI: serve solo se vuoi fare domande all'assistente.

Domande frequenti

Devo scegliere anche le chat individuali?

No. Le chat individuali entrano sempre tutte. La scelta vale solo per i gruppi.

Le persone del gruppo vedono che lo archivio?

No, RisveglIA non scrive nulla nel gruppo. Per questo devi avvisarle tu che le conversazioni sono archiviate.

In breve

1. I gruppi partono tutti spenti e li trovi in «Gruppi».
2. Accendi solo quelli di lavoro: la prima volta confermi i termini con una casella.
3. Quelli accesi entrano con messaggi, allegati e nome di chi scrive, fuori dalla rubrica.
4. Quando ne spegni uno, ne cancelliamo il contenuto.

Per vedere tutte le funzioni di RisveglIA parti dalla pagina Funzionalità.