Accordo sul trattamento dei dati

Parti e ruoli

L'accordo è tra il cliente che usa RisveglIA (titolare del trattamento) e Ivan Lao, ditta individuale, P.IVA 04121830246, Viale Spartaco Lavagnini 8, 50129 Firenze (FI) (responsabile del trattamento, di seguito “RisveglIA”). Integra i termini e condizioni e riguarda solo i dati personali contenuti nelle conversazioni WhatsApp che il cliente collega al servizio. Per account, pagamenti e comunicazioni RisveglIA è titolare autonomo, come descritto nell'informativa privacy.

Oggetto, natura, dati e interessati

• Oggetto e finalità: archiviazione, ricerca e consultazione delle chat individuali del numero collegato e dei gruppi che il cliente sceglie di sincronizzare, risposte dell'assistente AI quando il cliente inserisce la propria chiave, opportunità da ricontattare, promemoria e, se l'utente lo attiva, consultazione in sola lettura da assistenti esterni tramite MCP, per offrirgli il servizio descritto nei termini.
• Natura del trattamento: raccolta tramite il collegamento del numero come dispositivo collegato, gestito da un servizio tecnico sui server di RisveglIA (non è l'API ufficiale WhatsApp Business), con sincronizzazione automatica delle chat individuali e, su scelta del cliente gruppo per gruppo, delle chat di gruppo, e tramite l'import delle esportazioni di chat caricate dal cliente; conservazione, indicizzazione, consultazione, export e cancellazione. Il servizio non invia messaggi dal numero del cliente.
• Categorie di dati: testo dei messaggi, allegati e media disponibili, nomi, numeri di telefono e identificativi degli interlocutori, date e metadati dei messaggi, informazioni di copertura, indici di ricerca ed eventuali vettori, opportunità e promemoria, registro degli accessi dell'assistenza e registro delle chiamate MCP (data, strumento ed esito). Dei gruppi non sincronizzati RisveglIA conserva solo nome, conteggio dei messaggi e date di attività; dei gruppi sincronizzati anche testo, allegati e nome visualizzato e identificativo di chi scrive.
• Interessati: clienti, potenziali clienti, fornitori, collaboratori e altri contatti del cliente presenti nelle chat individuali del numero collegato e i partecipanti dei gruppi che il cliente sceglie di sincronizzare, anche se non hanno mai scritto al cliente in privato.
• Dati particolari: il servizio non è pensato per trattare dati sulla salute o altre categorie particolari. Poiché le chat individuali si sincronizzano in automatico, il cliente elimina dall'archivio quelle che li contengono; finché restano, RisveglIA li tratta con le stesse misure e solo su istruzione del cliente. Il cliente non sincronizza gruppi che contengono dati particolari o dati di minori; se un gruppo sincronizzato li contiene, lo toglie dalla sincronizzazione.

Obblighi del cliente

Il cliente garantisce di avere titolo a usare il numero collegato e a trattare le conversazioni che contiene, di avere informato gli interessati e di disporre di una base giuridica adeguata. La scansione del QR autorizza un collegamento tecnico e non equivale al consenso degli interlocutori. Il servizio sincronizza in automatico tutte le chat individuali del numero, senza una scelta chat per chat: il cliente collega solo un numero usato per lavoro ed elimina dall'archivio le chat non pertinenti. I gruppi si sincronizzano solo su scelta del cliente, che sincronizza solo gruppi di lavoro e ne informa i partecipanti.

Istruzioni documentate

RisveglIA tratta i dati solo per fornire il servizio configurato dal cliente. Le istruzioni sono questo accordo, i termini e le scelte fatte dal cliente nel portale, come collegamento del numero, import dello storico, inserimento o rimozione della chiave AI, collegamenti con assistenti esterni, export e cancellazione, e le richieste di assistenza con cui il cliente chiede di consultare il portale o di agire per suo conto. Le chat non vengono usate per il marketing di RisveglIA, per addestrare modelli o per profilazione commerciale propria. Se un'istruzione appare contraria alla normativa, RisveglIA lo segnala al cliente.

Riservatezza

Le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e accedono solo a quanto necessario per il loro compito.

Sicurezza e accessi autorizzati

RisveglIA adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell'articolo 32 GDPR, tra cui:

• server dell'applicazione e database nell'Unione europea, con database e servizi interni su rete privata, senza porte pubbliche;
• isolamento tra clienti: ogni dato appartiene a un workspace e ogni accesso viene autorizzato lato server;
• connessioni cifrate, credenziali e chiavi solo lato server, password conservate in forma cifrata;
• media e export su archivi privati, scaricabili solo con autorizzazione e senza link pubblici permanenti;
• collegamento WhatsApp in sola lettura, con le funzioni di invio bloccate;
• log minimizzati, senza testi delle chat, password, token o codici QR;
• backup giornalieri, con una copia cifrata in una destinazione separata dal server (Cloudflare R2);
• accessi amministrativi riservati a operatori identificati; il pannello di amministrazione mostra solo dati aggregati, mai i contenuti delle chat.

Accesso dell'assistenza al portale del cliente

L'assistenza non può consultare le chat per impostazione predefinita. Su richiesta esplicita del cliente, e solo per lo scopo indicato, un operatore identificato di RisveglIA può accedere al portale del cliente vedendolo come lo vede il cliente, con uno strumento dedicato che applica queste regole:

• Durata e ambito: l'accesso vale per un solo workspace, dura al massimo 60 minuti e si chiude da solo alla scadenza, all'uscita dell'operatore o quando passa a un altro cliente. Prima di entrare l'operatore registra il motivo, che riporta la richiesta del cliente.
• Consultazione: l'accesso parte in sola lettura e ogni modifica viene rifiutata.
• Azione per conto del cliente: quando la richiesta lo richiede, l'operatore può eseguire modifiche ordinarie nel portale (per esempio etichette, promemoria, impostazioni o domande all'assistente) solo dopo aver registrato un motivo specifico. Queste modifiche sono istruzioni del cliente ai sensi di questo accordo.
• Aree escluse: restano sempre riservate al cliente, anche durante l'accesso, pagamenti e abbonamento, cancellazione dell'account o dei dati, email, password e sessioni di accesso, collegamento e gestione dei numeri, chiave e budget dell'assistente AI, collegamenti con assistenti esterni, esportazioni dei dati e sondaggio. Lo strumento le blocca lato server.
• Registro: ogni accesso viene registrato con operatore, cliente, inizio, scadenza e fine, motivo, modalità usata, pagine consultate (senza parametri né contenuti) e modifiche eseguite. Inizio, passaggio all'azione, ogni modifica e fine restano anche nella storia del workspace. Il registro non è modificabile dall'applicazione ed è conservato per 24 mesi, anche dopo la cancellazione dell'account, per dimostrare il rispetto di questo accordo.
• Riservatezza: i contenuti visti durante l'accesso servono solo a evadere la richiesta. L'autorizzazione non consente alcun uso commerciale dei contenuti.

Uso dell'AI

RisveglIA non usa una propria chiave AI. L'assistente funziona solo se il cliente inserisce nelle impostazioni la chiave di un fornitore AI a sua scelta tra quelli supportati (OpenRouter, Anthropic, OpenAI e Google Gemini). Il consumo è pagato dal cliente al fornitore: RisveglIA non lo paga e non lo rivende.

• Su istruzione del cliente, data con ogni domanda, RisveglIA invia al fornitore scelto la domanda, alcuni conteggi sull'archivio e soltanto gli estratti dei messaggi necessari a rispondere. Le opportunità da ricontattare e la ricerca testuale sono calcolate da RisveglIA senza inviare dati a fornitori AI.
• Trascrizione dei vocali: su istruzione del cliente, data con il pulsante «Trascrivi» su un vocale o accendendo la trascrizione automatica dei vocali nuovi (spenta di partenza), RisveglIA invia il file audio di quel vocale al fornitore scelto, con la chiave del cliente e dentro il tetto di spesa impostato. Il testo si conserva nell'archivio accanto al vocale, con la stessa durata e cancellazione del messaggio. La trascrizione usa solo le chiavi OpenAI, Google Gemini e OpenRouter.
• Il fornitore scelto dal cliente non è un subresponsabile di RisveglIA: tratta i dati in base al contratto tra il cliente e il fornitore, come titolare o responsabile secondo quel contratto. Le sue condizioni, comprese conservazione dei dati e trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo, sono accettate dal cliente.
• Quando il fornitore è OpenRouter, RisveglIA chiede di escludere i fornitori dei modelli che conservano i dati delle richieste (data_collection: deny) e non consente ripieghi automatici verso altri fornitori. RisveglIA non garantisce la conservazione zero dei dati presso i fornitori AI.
• La chiave è conservata cifrata (AES-256-GCM) e non viene mai mostrata per intero; il cliente può rimuoverla in qualsiasi momento dalle impostazioni e da quel momento RisveglIA non la usa più.
• Per ogni richiesta RisveglIA registra fornitore, modello, token, costo stimato ed esito, non il testo della domanda né quello della risposta. Gli indici di ricerca restano nel database di RisveglIA.

Collegamento con assistenti esterni (MCP)

• Il collegamento con assistenti esterni compatibili con MCP (per esempio Claude, ChatGPT o Gemini CLI) lo attiva l'utente ed è in sola lettura.
• L'accesso avviene con autorizzazione OAuth o con un token personale, limitato agli ambiti scelti dall'utente (chat e messaggi, contatti, promemoria, opportunità, gruppi), solo sulle chat dell'archivio: individuali e, con l'ambito Gruppi, i gruppi sincronizzati.
• L'utente può revocarlo in qualsiasi momento dalla pagina Collegamenti. La revoca blocca le richieste successive ma non elimina le copie dei dati già consegnate all'assistente esterno, che restano soggette alle condizioni di quel servizio.
• L'assistente esterno è scelto dall'utente e non è un subresponsabile di RisveglIA. Consegnare i dati a quell'assistente è un'istruzione del cliente.
• RisveglIA registra data, strumento ed esito di ogni chiamata, non il contenuto restituito.

Subresponsabili

Il cliente autorizza in via generale RisveglIA a ricorrere ai subresponsabili elencati nella pagina subfornitori, che è pubblica e versionata. Ogni subresponsabile è vincolato da un contratto con obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo.

Prima di aggiungere o sostituire un subresponsabile, RisveglIA avvisa il cliente via email con almeno 30 giorni di anticipo. Il cliente può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati; se non si trova una soluzione, può recedere senza penali prima che la modifica abbia effetto.

Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Se un subresponsabile tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene solo con le garanzie previste dal capo V del GDPR, come una decisione di adeguatezza, compreso l'EU-U.S. Data Privacy Framework, o le clausole contrattuali standard della Commissione europea. Le garanzie applicate sono indicate nella pagina subfornitori.

Assistenza al titolare

RisveglIA aiuta il cliente, con gli strumenti del portale e su richiesta, a rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) e inoltra senza ritardo quelle ricevute direttamente. Fornisce inoltre le informazioni ragionevolmente necessarie per valutazioni d'impatto, consultazioni con l'autorità di controllo e verifiche di sicurezza. Su richiesta fornisce l'elenco degli accessi dell'assistenza al workspace del cliente.

Violazioni dei dati

In caso di violazione dei dati personali, RisveglIA avvisa il cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate o proposte. Le informazioni mancanti vengono fornite appena disponibili. RisveglIA blocca subito il percorso interessato e collabora con il cliente per le eventuali notifiche all'autorità e agli interessati, che restano a carico del titolare.

Restituzione e cancellazione

• In qualsiasi momento il cliente può eliminare una chat dall'archivio: viene tolta subito da ricerca e assistente, poi RisveglIA ne cancella messaggi, allegati, indici e opportunità collegate.
• Alla cessazione del contratto la sessione WhatsApp viene revocata e il cliente può scaricare l'export per 30 giorni. L'export contiene conversazioni archiviate, informazioni di copertura e allegati disponibili.
• Al termine della finestra, o prima se il cliente lo chiede, RisveglIA cancella messaggi, media, vettori, indici, cache ed export entro 30 giorni. Sette giorni prima della cancellazione automatica il cliente riceve un avviso via email; se riattiva l'abbonamento prima della data indicata la cancellazione si annulla. Il cliente può chiederlo anche in autonomia dal portale (Impostazioni, I tuoi dati): in quel caso la sessione WhatsApp viene revocata e la cancellazione parte subito.
• Le copie di backup ruotano automaticamente e le più vecchie vengono eliminate entro 6 mesi dalla loro creazione. Fino ad allora restano cifrate e vengono usate solo per un eventuale ripristino.
• Su richiesta, RisveglIA conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione. Restano esclusi i dati che la legge obbliga a conservare e il registro degli accessi dell'assistenza, conservato per 24 mesi come indicato sopra.

Verifiche

RisveglIA mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. Il cliente, o un revisore vincolato alla riservatezza da lui incaricato, può svolgere verifiche con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta l'anno salvo in caso di violazione, con modalità che non compromettano la sicurezza e i dati degli altri clienti. I costi della verifica sono a carico del cliente.

Durata e prevalenza

L'accordo vale per tutta la durata del contratto e, dopo la cessazione, fino alla completa cancellazione dei dati. Per quanto riguarda i dati delle chat prevale sui termini e condizioni. Le modifiche vengono pubblicate su questa pagina con nuova versione e data e comunicate via email almeno 30 giorni prima. Per domande scrivi a [email protected].