Etichette WhatsApp Business, tag ed export dei contatti in CSV

Venerdì vuoi mandare a ogni cliente che ha chiesto un preventivo questo mese un messaggio sulle nuove date. Su WhatsApp Business li hai segnati con l'etichetta "Preventivo", ma l'elenco lo vedi solo sul telefono e non puoi passarlo al foglio dove tieni gli appuntamenti.

In RisveglIA le etichette WhatsApp Business arrivano da sole nell'archivio. Ci aggiungi tag tuoi, filtri le chat e, con i filtri attivi, esporti i contatti in un file CSV.

A cosa servono etichette e tag

Le etichette sono quelle che hai creato in WhatsApp Business, con lo stesso nome e lo stesso colore. I tag sono tuoi e restano solo nel portale: servono quando vuoi distinguere i contatti senza toccare il telefono, per esempio Cliente, Fornitore o Lead.

Insieme ti permettono di rispondere a domande pratiche: chi sono i fornitori, quali lead non hai ancora sentito, quanti clienti hai segnato come "Da richiamare".

Le etichette WhatsApp Business nell'archivio

Le etichette si aggiornano ogni 10 minuti e subito quando WhatsApp segnala un cambio. Le vedi nella scheda del contatto, nella sezione «Etichette e tag».

Qui sono in sola lettura: si cambiano solo da WhatsApp Business. RisveglIA non scrive etichette sul telefono. Quelle messe sui gruppi vengono ignorate.

Come aggiungere un tag

1. Apri la chat del contatto e vai alla sezione «Etichette e tag».
2. Premi «Aggiungi un tag» e scrivi il nome, oppure scegli tra le «Suggerite:» Cliente, Fornitore, Lead.
3. Per toglierlo basta un clic sul tag.

Lo trovi scritto anche nel portale: i tag restano solo in RisveglIA, sul telefono non cambia nulla. Puoi crearne fino a 50 in tutto, metterne fino a 20 su una chat, con nomi lunghi al massimo 40 caratteri.

Filtrare le chat per etichetta o tag

Nella colonna Chat, sotto «Cerca contatto», c'è il filtro «Etichetta o tag». Le voci sono divise in due gruppi, «Etichette WhatsApp» e «Tag RisveglIA», ognuna con il numero di chat. Se un'etichetta e un tag hanno lo stesso nome, il filtro li unisce.

Scegli una voce e l'elenco mostra solo quelle chat.

Esportare i contatti WhatsApp in CSV

Con i filtri impostati, apri la «Panoramica» e premi «Esporta contatti in CSV». Il file contiene le chat incluse che rispettano i filtri attivi, per numero collegato e per etichetta.

Le colonne sono queste: Nome, Telefono, Numero collegato, Etichette, Messaggi, Primo messaggio, Ultimo messaggio, Ultimo messaggio di, Testo ultimo messaggio. Il file si apre già diviso in colonne su Excel in italiano. Un export arriva al massimo a 10.000 righe.

Con quel file puoi preparare la lista delle telefonate, controllare chi non senti da mesi o caricare i nomi nel gestionale. Il messaggio di venerdì, invece, lo mandi tu, da WhatsApp o dal portale: dal tuo numero RisveglIA non invia niente da sola.

Cosa non fa

• Non modifica le etichette sul telefono e non le crea.
• Non importa contatti da un CSV e non permette di aggiungere numeri a mano.
• Non include i gruppi, né nell'elenco né nel file esportato.

Se ti chiedi come impostare bene le etichette già in WhatsApp Business, partendo da poche categorie chiare, c'è l'articolo su come organizzare le chat di lavoro su WhatsApp Business.

Cosa serve

Nessuna chiave AI. Etichette, tag, filtro ed export funzionano senza. Se hai inserito una chiave, l'assistente sa usare anche le etichette: se gli chiedi qualcosa sui "fornitori", legge l'ultimo messaggio di ogni chat con quell'etichetta, fino a 20 chat.

Le etichette servono anche nelle Trattative, dove puoi collegarne una a una colonna della board: lo spieghiamo nella guida alla pipeline delle trattative su WhatsApp. La scheda della funzione è nella pagina delle funzionalità.

Domande frequenti

Devo usare WhatsApp Business?

Le etichette arrivano solo da WhatsApp Business. I tag di RisveglIA invece li usi con qualunque numero collegato.

Posso rinominare un'etichetta dal portale?

No, si cambia da WhatsApp Business. Nel portale si aggiorna da sola.

Il CSV contiene il testo delle chat?

Solo l'ultimo messaggio di ogni chat, nella colonna Testo ultimo messaggio. Per l'intero archivio c'è l'export dei dati, che è un'altra funzione.

In breve

1. Le etichette di WhatsApp Business arrivano da sole, colore compreso, in sola lettura.
2. I tag li aggiungi tu con «Aggiungi un tag» e restano solo in RisveglIA.
3. Filtri le chat con «Etichetta o tag» nella colonna Chat.
4. «Esporta contatti in CSV» crea un file che si apre in colonne su Excel, fino a 10.000 righe.

I piani e la prova gratuita sono nella pagina dei prezzi.