Come organizzare le chat di lavoro su WhatsApp Business

Per molti professionisti WhatsApp è diventato il canale principale con i clienti. Le richieste arrivano lì, i preventivi partono da lì, gli appuntamenti si confermano lì. Il risultato è una lista di chat lunghissima, dove il cliente importante sta tra un fornitore e un gruppo di amici.

WhatsApp Business ha alcuni strumenti pensati proprio per questo. Usati bene, aiutano molto. Ecco come sfruttarli e dove smettono di bastare.

Separa il numero di lavoro da quello personale

È il primo passo e il più efficace. Un numero dedicato al lavoro, con l'app WhatsApp Business, ti permette di:

• avere un profilo aziendale con orari, indirizzo e descrizione;
• usare gli strumenti aziendali dell'app, come etichette e messaggi rapidi;
• staccare davvero quando non lavori.

Se oggi usi il numero personale per tutto, il passaggio richiede un po' di comunicazione ai clienti, ma ripaga in ordine e tranquillità.

Usa le etichette con poche regole chiare

Le etichette di WhatsApp Business permettono di colorare le chat e filtrarle. Il rischio è crearne troppe e smettere di usarle dopo una settimana. Funziona meglio un sistema piccolo, per esempio:

• Nuovo contatto: ha scritto ma non è ancora cliente;
• Preventivo inviato: aspetti una risposta;
• Cliente attivo: c'è un lavoro in corso;
• Da ricontattare: c'è qualcosa da fare tu.

Quattro o cinque etichette bastano. La regola d'oro è aggiornarle quando cambia lo stato, non a fine mese.

Fissa le chat davvero importanti

WhatsApp permette di fissare in alto alcune chat. Usale per i clienti con un lavoro aperto in questo momento, non per quelli che "prima o poi". Quando il lavoro è finito, togli la chat dalle fissate: altrimenti l'elenco perde significato.

Archivia senza paura

Archiviare una chat non la cancella: la toglie dall'elenco principale e la puoi ritrovare quando serve. Una chat chiusa (lavoro consegnato, richiesta senza seguito) può andare in archivio. Così in cima restano solo le conversazioni vive.

Prepara i messaggi rapidi

Le risposte che scrivi tutti i giorni (orari, indirizzo, documenti da portare, modalità di pagamento) possono diventare messaggi rapidi. Risparmi tempo e rispondi sempre allo stesso modo. Rileggili ogni tanto: un messaggio rapido con un prezzo vecchio fa più danni che utili.

Dove questi strumenti smettono di bastare

Etichette, fissate e archivio funzionano finché li aggiorni tu. Il loro limite è proprio questo: dipendono dalla tua costanza. E quando i clienti sono tanti, alcune cose restano difficili:

• ritrovare cosa ti aveva chiesto un cliente mesi fa, senza ricordare le parole esatte;
• accorgerti di chi aspetta una risposta da giorni, se non l'hai etichettato;
• vedere quante volte ti chiedono la stessa cosa, per capire dove migliorare il servizio.

È per questi casi che è nato RisveglIA. Sincronizza le chat individuali del tuo numero aziendale in un archivio consultabile dal computer, con la ricerca e un assistente che risponde citando i messaggi. Le etichette di WhatsApp Business compaiono anche lì e puoi aggiungerne di tue. Le chat dei gruppi entrano solo se le scegli tu.

In sintesi

1. Un numero dedicato al lavoro con WhatsApp Business.
2. Poche etichette, aggiornate quando cambia lo stato.
3. Fissate solo per i lavori aperti, archivio per quelli chiusi.
4. Messaggi rapidi per le risposte ripetute, da rileggere ogni tanto.

Se dopo tutto questo ti accorgi che le richieste ti sfuggono lo stesso, il problema non sei tu: è il volume. A quel punto serve uno strumento che rilegga le chat al posto tuo.