Archivio chat WhatsApp Business: collegare il numero con un QR

Lunedì mattina un cliente ti chiede conferma di un prezzo detto a voce e ripreso in chat a fine estate. Il telefono è in carica, sul computer hai solo la posta. Apri WhatsApp Web, scorri e perdi il filo.

Un archivio chat WhatsApp Business serve a questo: avere le conversazioni con i clienti sul computer, in ordine, senza dipendere da dove hai lasciato il telefono. In RisveglIA l'archivio si crea collegando il numero con un QR, come fai con WhatsApp Web.

A cosa serve l'archivio delle chat WhatsApp Business

Una volta collegato il numero, le chat individuali entrano nell'archivio da sole, anche quelle che inizieranno domani. Non devi sceglierle una per una. Le consulti dal portale, con la ricerca, i file e lo storico di ogni contatto.

Dal tuo numero non parte nessun messaggio senza di te: RisveglIA legge e scrive solo se accendi Rispondi da RisveglIA e invii tu. Sul telefono non cambia nulla: niente etichette modificate, niente logout.

Come collegare il numero

Durante la prima configurazione trovi il passo «Collega il numero». Lo schermo ricorda WhatsApp Web: a sinistra i passi numerati, a destra il QR.

1. Sul telefono apri WhatsApp. Su Android tocca ⋮ in alto a destra, poi Dispositivi collegati. Su iPhone tocca Impostazioni in basso, poi Dispositivi collegati.
2. Tocca «Collega un dispositivo».
3. Inquadra il QR che vedi sul computer.

Il QR si rinnova da solo. Se scade prima che tu lo inquadri, premi «Riprova». Se usi WhatsApp Business compare l'avviso «Usi WhatsApp Business?» con il nome del dispositivo da riconoscere e un pulsante Copia. Se resti bloccato, il riquadro «Bloccato?» ti permette di chiedere aiuto e farti richiamare.

Più avanti ritrovi il numero collegato in Impostazioni, nella scheda «Numeri».

Cosa succede durante la sincronizzazione

Dopo il QR parte la «Sincronizzazione». Una barra mostra quante chat sono state lette sul totale. Da lì entri nel portale con «Vai al portale».

Sugli allegati decidi tu. Con l'interruttore «Scarica gli allegati» acceso entrano foto, vocali, documenti e video fino a 25 MB ciascuno. Spento, entra solo il testo. Dalla cronologia già presente sul telefono si scaricano gli allegati degli ultimi 90 giorni.

Se il numero si scollega, in cima a ogni pagina del portale compare un avviso con il nome del numero e il pulsante «Ricollega ora», che apre subito il QR da inquadrare. Ricevi anche un'email di servizio: parte dopo 3 minuti, così un'interruzione breve non ti disturba, e se il numero resta scollegato ti arriva un solo promemoria il giorno dopo.

Letture, reazioni e chiamate perse

Oltre ai messaggi, l'archivio registra alcuni eventi in sola lettura:

• le spunte di lettura, con «· letto» accanto all'ora;
• le reazioni ai messaggi;
• le chiamate WhatsApp, per esempio «Chiamata WhatsApp persa · 10:12»;
• i voti ai sondaggi e le risposte agli inviti.

C'è un limite da conoscere. La lettura si vede solo se il contatto ha le spunte blu attive. Le chiamate normali, fuori da WhatsApp, e quelle che fai tu non compaiono.

Nomi dei contatti e rubrica

I nomi arrivano dalla rubrica del telefono e dal nome del profilo WhatsApp. Quando ci sono entrambi vince la rubrica. Sugli avatar trovi la foto profilo; se un contatto non ha nome, vedi il numero.

Non c'è una pagina rubrica separata. L'elenco dei contatti è la colonna «Chat», nella scheda «Tutte», con «Cerca contatto» e il filtro «Etichetta o tag». Se lo stesso contatto arriva in due forme diverse, RisveglIA unisce le chat: un contatto, una chat. Da ogni chat puoi aprire la conversazione in WhatsApp con un'icona.

Non puoi importare contatti da un file né aggiungere numeri a mano. L'archivio contiene solo le chat WhatsApp che esistono già.

Cosa entra dei gruppi

Vedi l'elenco di tutti i gruppi del numero e scegli quali sincronizzare. Quelli scelti entrano con messaggi, allegati e nome di chi scrive; gli altri restano solo nome e date. Puoi togliere un gruppo quando vuoi: ne cancelliamo il contenuto.

Per gli strumenti che WhatsApp Business ti dà già, come etichette e chat fissate, leggi l'articolo su come organizzare le chat di lavoro su WhatsApp Business.

Eliminare una chat dall'archivio

Entrano tutte le chat individuali, quindi anche quella con il cugino o con il vicino di casa. Per toglierla apri la chat e scegli «Elimina questa chat», poi «Elimina definitivamente». Sul telefono la conversazione resta com'è.

Se quella persona ti riscrive, la chat ricompare nell'archivio con i soli messaggi nuovi. Quelli eliminati non tornano.

Cosa serve

Non serve una chiave AI: archivio, letture e nomi funzionano senza. Serve un abbonamento attivo o la prova in corso. Il dettaglio di cosa trovi nel portale è nella pagina delle funzionalità.

Domande frequenti

Posso scegliere quali chat includere?

No. Entrano tutte le chat individuali, così non ti perdi un cliente nuovo. Quelle che non c'entrano con il lavoro le elimini dall'archivio una per una.

Mi mancano i messaggi più vecchi di una chat. Posso aggiungerli?

Sì, caricando il file che crea WhatsApp con Esporta chat. I passi sono nella guida su come importare la cronologia di una chat WhatsApp.

In breve

1. Colleghi il numero inquadrando un QR da Dispositivi collegati.
2. Le chat individuali entrano tutte, anche quelle nuove; i gruppi solo se li scegli.
3. Gli allegati entrano fino a 25 MB se lasci acceso «Scarica gli allegati».
4. Vedi letture, reazioni e chiamate WhatsApp perse, con i limiti delle spunte blu.
5. Le chat che non c'entrano le elimini dall'archivio, senza toccare il telefono.

Per provarlo sul tuo numero guarda i piani e la prova gratuita.