File e documenti dalle chat WhatsApp: listini, procedure e resoconti

Tre clienti in una settimana ti chiedono quanto costa la stessa lavorazione. La risposta è nel listino in PDF che hai sul computer, aggiornato a settembre, ma ogni volta lo apri, cerchi la riga e ricopi il prezzo in chat. E il resoconto per il socio sul cliente di martedì è ancora da scrivere.

La sezione file e documenti di RisveglIA tiene insieme le due cose: i file che carichi diventano fonti per l'assistente, e dalle chat WhatsApp puoi creare documenti nuovi, con l'AI o scrivendoli tu.

A cosa servono file e documenti

I file fonte sono listini, procedure, condizioni di vendita, schede prodotto. Li carichi una volta e l'assistente li usa quando risponde, citandoli con nome, versione e pagina o sezione. Così sai da dove viene il prezzo che ti propone e lo verifichi prima di scriverlo al cliente.

I documenti sono testi che nascono dalle tue chat e dai tuoi file: un resoconto di una trattativa, una pagina di domande frequenti, un riepilogo da girare a un collaboratore. Li scarichi in DOCX o PDF.

Come caricare un file fonte

1. Apri «Altro» nella barra a icone a sinistra (sul telefono nella barra in basso) e scegli «File e documenti».
2. Carica il file. Puoi scegliere se vale per tutto l'archivio o per una sola chat.
3. Prima di essere letto, il file passa da una quarantena e da un controllo antivirus.

Puoi caricarlo anche dalla graffetta nel campo dell'assistente, mentre fai una domanda.

Formati accettati: PDF con testo, DOCX, TXT in UTF-8 e MD. Ogni file può arrivare a 20 MB, 200 pagine o 200.000 caratteri, e ne carichi fino a 5 alla volta.

Alcuni file vengono rifiutati, con il motivo scritto: immagini, vecchi .doc, PDF scansionati, file con macro o protetti da password. Un listino fotografato o scansionato va quindi trasformato prima in un PDF con testo vero.

Come creare un documento dalle chat

Quando crei un documento hai due strade.

«Con l'AI, dalle tue chat e dai file». Nel campo «Cosa deve contenere» descrivi cosa ti serve, per esempio "resoconto della trattativa con Bianchi, con le richieste e i prezzi detti", poi premi «Crea il documento». Il documento mostra le fonti da cui è stato scritto.

«Lo scrivo io». Scrivi il testo a mano, senza usare l'AI.

Nel campo puoi dire anche come impaginarlo, per esempio "una pagina per ogni cliente" o "l'allegato su una pagina a parte": l'AI usa titoli, elenchi puntati e numerati e le interruzioni di pagina, e il file scaricato le rispetta. Se scrivi tu, il pulsante «Inserisci interruzione di pagina» fa iniziare il testo che segue su una pagina nuova.

Le versioni del documento restano salvate. Se il risultato non ti convince, «Rigenera con l'AI» ne prepara un'altra. Quando sei soddisfatto, scarichi il documento in DOCX o PDF. Un documento arriva al massimo a 10.000 parole.

Se le domande dei clienti si ripetono spesso, puoi usare questa funzione per scrivere una volta sola la risposta e tenerla pronta. Su come capire quali domande meritano una pagina c'è l'articolo sulle richieste ripetute e cosa automatizzare.

Cosa non fa e i limiti veri

• Non manda nulla ai clienti. Il documento lo scarichi tu e decidi tu se e come condividerlo.
• Non legge immagini né PDF scansionati.
• Ha delle quote mensili. Con il piano Solo carichi fino a 100 file e crei fino a 100 documenti con l'AI al mese, con 5 GB di spazio per file e allegati. Nella prova sono 10 file, 10 documenti con l'AI e 500 MB.

I file caricati come fonti sono diversi dagli allegati che arrivano dalle chat: questi ultimi seguono la sincronizzazione del numero.

Cosa serve

Per caricare i file non serve una chiave AI. Serve invece per creare o rigenerare un documento con l'AI, e perché l'assistente usi i file nelle sue risposte. Senza chiave puoi sempre scrivere il documento a mano con «Lo scrivo io».

La chiave è tua, verso il fornitore che scegli tra OpenRouter, Anthropic, OpenAI e Google Gemini, e il consumo lo paghi a lui. Al fornitore vanno solo gli estratti che servono per la richiesta.

Come l'assistente usa i file e cita le fonti è spiegato nella guida su come fare domande alle chat con l'assistente. La scheda della funzione è nella pagina delle funzionalità.

Domande frequenti

Se aggiorno il listino devo ricaricarlo?

Sì, l'assistente legge il file che hai caricato, non quello sul tuo computer. Nelle risposte lo cita con nome e versione, così vedi su quale si è basato.

Posso caricare un file solo per un cliente?

Sì. Quando carichi scegli se il file vale per tutto l'archivio o per una sola chat.

I file si leggono anche da Claude o ChatGPT?

Sì, se colleghi l'archivio a un assistente esterno: i file caricati sono leggibili anche da lì, in sola lettura.

In breve

1. In «File e documenti» carichi PDF con testo, DOCX, TXT o MD, fino a 5 alla volta.
2. Scegli se il file vale per tutto l'archivio o per una chat.
3. L'assistente lo cita con nome, versione e pagina o sezione.
4. Crei documenti con l'AI dalle chat e dai file, oppure li scrivi tu.
5. Scarichi tutto in DOCX o PDF; per l'AI serve la tua chiave.

Quote e piani sono riassunti nella pagina dei prezzi.